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Code de conduite des fournisseurs

Le présent code de conduite des fournisseurs entre en vigueur le 15 novembre 2021.

Introduction

LifeWorks Inc. et ses sociétés affiliées (« LifeWorks ») se sont forgé une réputation d’honnêteté, d’intégrité et d’équité en menant ses activités selon les normes éthiques les plus strictes. Le présent code de conduite des fournisseurs incarne ces valeurs fondamentales et reflète l’engagement de LifeWorks à se conduire selon le plus haut niveau d’intégrité. Dans le cadre de cet engagement, LifeWorks demande à ses partenaires commerciaux et à ses fournisseurs de partager ces mêmes valeurs fondamentales et pratiques commerciales.

 

Objet

Le présent code de conduite des fournisseurs régit toute société, toute entité ou tout particulier qui vend ou cherche à vendre des produits ou services à LifeWorks, que ce soit directement ou indirectement par l’intermédiaire de ses employés, sociétés affiliées, distributeurs, sous-traitants, mandataires ou autres représentants (définis ci-après comme « fournisseurs »). Nous demandons à tous les fournisseurs, nouveaux et existants, d’adhérer au code de conduite des fournisseurs, de respecter les valeurs fondamentales de LifeWorks et de satisfaire aux normes les plus élevées en matière de comportement éthique et professionnel lorsqu’ils lui fournissent des produits ou des services ou qu’ils les fournissent à ses clients en son nom. Le code de conduite des fournisseurs définit les principes, les normes et les comportements que nos fournisseurs doivent suivre.

 

LifeWorks s’attend également de ses fournisseurs qu’ils agissent selon les principes éthiques et juridiques les plus élevés dans leurs propres activités commerciales quotidiennes. Nous attendons des fournisseurs qu’ils respectent l’ensemble des lois, règles et règlements applicables dans les territoires de compétence dans lesquels ils mènent leurs activités. Les fournisseurs doivent s’assurer que leurs employés, membres de leurs sociétés affiliées, distributeurs, sous-traitants, mandataires ou autres représentants qui fournissent ou cherchent à fournir des produits ou des services à LifeWorks, ou à ses clients en son nom, lisent le code de conduite des fournisseurs de LifeWorks et s’y conforment.

 

Portée

La présente politique s’applique à tous les fournisseurs de LifeWorks et à ses clients en son nom.

 

Politique

Conduite professionnelle appropriée et respect de la loi

Respect des lois et des normes professionnelles et sectorielles

LifeWorks est une société d’envergure mondiale qui exerce ses activités dans de nombreux pays. Les fournisseurs de LifeWorks doivent se conformer aux lois, aux règles et aux réglementations applicables dans tous les pays où LifeWorks et ses fournisseurs exercent leurs activités. Les fournisseurs sont également tenus de se conformer aux politiques et aux procédures, aux lois et aux règlements pertinents, ainsi qu’aux règles déontologiques et aux normes de pratique établies par des organisations professionnelles et sectorielles externes lorsqu’ils fournissent des services à LifeWorks ou à ses clients.

 

Conflits d’intérêts

Il y a « conflit d’intérêts » lorsque les activités ou les intérêts privés d’une personne s’opposent de quelque façon que ce soit aux intérêts de LifeWorks, et s’ils entraînent un risque de conflit d’intérêts avec LifeWorks. Les fournisseurs doivent faire preuve d’un soin et d’une diligence raisonnables afin de prévenir toute action susceptible d’entraîner des conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents.

 

Cadeaux et paiements inappropriés

Les fournisseurs ne sont pas incités à offrir des cadeaux d’une valeur plus que minime ou des divertissements luxueux aux employés de LifeWorks, et ceux-ci ne sont pas incités à les accepter. Lorsque des repas et des divertissements d’affaires sont appropriés pour favoriser les relations commerciales, ces dépenses ne doivent pas être de nature extravagante. Si un fournisseur n’est pas certain qu’un cadeau ou un divertissement est conforme aux politiques de LifeWorks, il doit en consulter le destinataire ou le supérieur du destinataire. Il est conseillé d’éviter d’offrir ou de recevoir tout cadeau ou divertissement ou toute gratification susceptible d’être perçus comme pouvant influencer indûment une relation d’affaires. Ces lignes directrices s’appliquent en tout temps et ne changent pas lors des occasions d’échange de cadeaux traditionnelles.

 

Il est interdit aux fournisseurs de se livrer à la corruption, à l’extorsion ou au détournement de fonds sous quelque forme que ce soit. Les fournisseurs doivent se conformer à toutes les lois et réglementations anticorruption applicables dans les pays où ils exercent leurs activités, telles que la loi américaine Foreign Corrupt Practices Act et, le cas échéant, la loi britannique Anti-Bribery Act, ainsi que la Convention de l’OCDE contre la corruption et toute autre convention internationale de lutte contre la corruption. Les fournisseurs ne doivent pas offrir ou accepter des pots-de-vin ou utiliser d’autres moyens pour obtenir un avantage indu ou inapproprié. Les pots-de-vin, les commissions occultes, les paiements de faveur et autres paiements similaires à des représentants de gouvernement ou aux employés de LifeWorks ou mandataires agissant en son nom sont interdits.

 

Les fournisseurs doivent respecter toutes les lois interdisant le versement de paiements inappropriés à des représentants du gouvernement local et de l’étranger. Promettre, offrir ou remettre à un fonctionnaire ou à un employé des divers gouvernements un cadeau, une faveur ou toute gratification enfreignant ces lois contrevient non seulement aux politiques de LifeWorks, mais pourrait constituer un acte criminel. Il est interdit de verser des paiements illégaux aux représentants gouvernementaux de tout pays.

 

 

Lutte contre le blanchiment d’argent

Les fournisseurs ne doivent pas s’engager directement ou indirectement dans des activités de blanchiment d’argent ou qui violent les lois sur le blanchiment d’argent en acceptant, transférant, convertissant ou dissimulant de l’argent obtenu à partir d’activités criminelles ou liées au financement du terrorisme. Les fournisseurs doivent s’engager à se conformer aux sanctions, aux lois et aux réglementations applicables.

 

Protection de la confidentialité et des données

Les fournisseurs doivent protéger les renseignements, les systèmes et les réseaux de LifeWorks. Les fournisseurs doivent également protéger les renseignements personnels des clients et des employés de LifeWorks, conformément aux lois applicables et à ses politiques. L’utilisation ou la divulgation non autorisée du système, de l’accès au réseau ou de renseignements personnels ou confidentiels n’est pas autorisée. Les fournisseurs doivent immédiatement signaler toute divulgation non autorisée, toute violation de la confidentialité ou toute perte de renseignements de LifeWorks, de ses clients, de ses employés ou d’autres fournisseurs, conformément au contrat signé avec LifeWorks.

 

Lois sur le traitement équitable et la concurrence

Les fournisseurs ne doivent pas profiter indûment d’une personne par la manipulation, la dissimulation, les mauvais traitements, la présentation erronée de faits importants ou toute autre pratique commerciale déloyale. Le fournisseur ne se livrera pas à des soumissions collusoires, à la fixation des prix, à la discrimination des prix ou à d’autres pratiques commerciales déloyales en violation des lois antitrust et de la concurrence applicables. Le fournisseur respectera des normes commerciales équitables en matière de publicité, de vente et de concurrence.

 

Plan de continuité des activités

Les fournisseurs qui proposent des produits ou des services susceptibles d’avoir une incidence sur les activités de LifeWorks ou sur sa réputation sont censés disposer de plans de continuité des activités et de reprise après sinistre élaborés, maintenus et testés conformément aux exigences réglementaires et contractuelles applicables.

 

Sous-traitance

Les fournisseurs ne doivent pas céder l’intégralité ou une partie d’un contrat à un sous-traitant sans le consentement écrit de LifeWorks. En cas d’approbation, les fournisseurs doivent s’assurer que l’accord de sous-traitance est conforme à leurs obligations contractuelles avec LifeWorks et au présent code de conduite des fournisseurs.

 

Propriété intellectuelle

Les fournisseurs doivent respecter les droits de propriété intellectuelle d’autrui, y compris les brevets, les marques, les droits d’auteur et autres droits de propriété. Les fournisseurs n’utiliseront que la propriété intellectuelle, les technologies de l’information et les logiciels qui ont été légitimement acquis ou autorisés.

 

Information privilégie

Les fournisseurs peuvent, dans le cadre de leurs relations avec LifeWorks, être mis au fait de renseignements importants non publics (« information privilégiée ») concernant la société, ses filiales, ses sociétés affiliées ou leurs clients. Les fournisseurs doivent se conformer aux restrictions légales et autres concernant la négociation des titres de LifeWorks et d’autres sociétés cotées en bourse. Les fournisseurs et les membres de leur personnel ne peuvent pas acheter ou vendre, eux-mêmes ou pour le compte d’un tiers, des titres émis par LifeWorks ou toute autre société cotée en bourse lorsqu’ils sont en possession d’information privilégiée concernant l’émetteur. Les titres comprennent notamment les éléments suivants : actions ordinaires et privilégiées, débentures, billets, obligations, bons de souscription, droits d’achat d’actions et options. Les fournisseurs sont tenus de mettre en place des politiques et des procédures appropriées pour garantir le respect des lois et des exigences réglementaires applicables à la gestion de l’information privilégiée et doivent empêcher tout accès ou toute divulgation inappropriés de cette information.

 

Publicité

Les fournisseurs ne doivent pas faire de déclarations publiques (que ce soit sur les sites Web de la société, par l’entremise des médias sociaux ou autrement), publier des communiqués de presse ou distribuer des documents de marketing faisant référence à LifeWorks, ou à ses marques ou logos, à moins que la société n’ait approuvé au préalable chaque utilisation ou que cette utilisation soit expressément autorisée dans un contrat avec la société.

 

Pratiques d’emploi et comportement éthique

Droits de la personne, discrimination et harcèlement

LifeWorks est fermement déterminée à offrir des chances égales dans tous les aspects de l’emploi et pour toutes les formes de travail. Tous les membres du personnel de LifeWorks sont tenus de maintenir des normes acceptables en matière de comportement personnel et de s’assurer que les autres peuvent effectuer les tâches qui leur sont confiées dans un climat professionnel exempt de violence, de discrimination et de harcèlement fondés sur les motifs suivants : race, ethnicité, appartenance politique, religion, genre, données génétiques, statut d’ancien combattant, orientation sexuelle, âge, état matrimonial, situation familiale ou handicap. Toute forme de harcèlement ou de discrimination est interdite. Cette approche est exposée dans le code de conduite et de déontologie de LifeWorks. LifeWorks exige de ses fournisseurs qu’ils mettent en place des politiques et des procédures interdisant la discrimination, le harcèlement et la violence sur le lieu de travail,

 

Inclusion en milieu de travail

LifeWorks valorise les environnements de travail qui sont inclusifs et diversifiés. En choisissant et en évaluant ses fournisseurs, LifeWorks tiendra compte de leur engagement et de leurs antécédents en matière de promotion d’environnements de travail équitables et inclusifs. Il peut être demandé aux fournisseurs de fournir à LifeWorks des renseignements pertinents concernant leurs politiques, programmes et initiatives en matière de diversité et d’inclusion, ainsi que la représentativité de leurs effectifs. Les fournisseurs qui ne répondent pas aux attentes de LifeWorks en matière de diversité, ou qui ne respectent pas les lois applicables en matière de diversité, de droits de la personne, de lutte contre le harcèlement ou la discrimination, pourraient ne plus être admissibles à faire des affaires avec la société.

 

Travail des enfants

LifeWorks ne tolérera pas le travail des enfants au sein de sa main-d’œuvre ou de ses chaînes d’approvisionnement. Les fournisseurs n’emploieront pas, directement ou indirectement, des travailleurs dont l’âge est inférieur à l’âge minimum requis applicable.

 

Travail forcé et esclavage moderne

LifeWorks ne tolérera pas l’esclavage moderne au sein de sa main-d’œuvre ou de ses chaînes d’approvisionnement. L’esclavage moderne peut prendre plusieurs formes, dont l’esclavage, la servitude, le travail forcé ou obligatoire et la traite de personnes. Les fournisseurs ne doivent pas recourir au travail forcé, involontaire, obligatoire ou asservi dans le cadre de leurs activités ou opérations commerciales. Les fournisseurs doivent se conformer aux lois applicables en matière d’esclavage moderne, de travail forcé et de traite de personnes, et ne doivent pas s’engager dans des pratiques associées au travail forcé, à la rétention des salaires, à la rétention des documents d’identité ou à la restriction des mouvements d’une personne. Les fournisseurs ne s’approvisionneront pas sciemment en matériaux provenant de chaînes d’approvisionnement associées à l’esclavage, à la servitude, au travail forcé ou obligatoire et à la traite de personnes, et feront des efforts raisonnables pour s’assurer que leurs propres fournisseurs respectent cette exigence.

 

Salaires et heures de travail

Les fournisseurs doivent se conformer à toutes les lois applicables en matière de salaire et d’heures de travail, y compris celles relatives au salaire minimum, aux heures supplémentaires et à d’autres éléments de la rémunération, et doivent fournir tous les avantages légalement obligatoires.

 

Santé et sécurité du travail

Les fournisseurs ont la responsabilité de maintenir un lieu de travail sain et sécuritaire en respectant les lois, les règles et les pratiques en matière de santé et de sécurité, et en signalant à un superviseur ou à un chef de service les accidents, les blessures de même que les pratiques, les conditions ou le matériel dangereux. Les fournisseurs ne toléreront pas que les membres du personnel aient les facultés affaiblies sur les lieux de travail, que ce soit par l’alcool, les drogues ou les médicaments sur ordonnance (y compris le cannabis médicinal), et la consommation illégale, récréative ou autre de ceux-ci est également interdite. Les fournisseurs doivent mettre en œuvre et maintenir des procédures de sécurité appropriées, fournir aux employés la formation requise et fournir tout équipement de protection nécessaire à un environnement de travail sûr.

 

Environnement

Gérance environnementale

LifeWorks s’engage à protéger et à respecter l’environnement. Nous nous attendons à ce que nos fournisseurs se conforment aux lois et aux réglementations applicables en matière d’environnement. Les fournisseurs sont encouragés à prendre des initiatives pour mener leurs activités de manière responsable sur le plan environnemental, notamment par les moyens suivants : a) le suivi et l’atténuation des émissions de gaz à effet de serre; b) la réduction de la consommation d’eau, de l’énergie et du papier, ainsi que des déchets; et c) la promotion de déplacements professionnels responsables afin de gérer et de minimiser les empreintes carbone.

 

 

Tenue de dossiers, conformité et signalement

Tenue de dossiers

Les fournisseurs doivent tenir des dossiers et des registres précis et complets afin de vérifier le respect des lois applicables, de leurs obligations contractuelles envers LifeWorks et du présent code de conduite des fournisseurs.

 

Conformité

Dans la mesure où un fournisseur ne se conforme pas au présent code de conduite des fournisseurs, des mesures correctives doivent être mises en œuvre rapidement. Tout manquement important au présent code de conduite des fournisseurs peut constituer pour LifeWorks un motif d’annulation ou de résiliation des obligations contractuelles avec un fournisseur.

 

LifeWorks se réserve le droit d’interpréter et de modifier le code de conduite des fournisseurs à sa discrétion. LifeWorks peut demander périodiquement à un fournisseur de confirmer par écrit qu’il respecte les exigences du code de conduite des fournisseurs. Un fournisseur doit coopérer si LifeWorks décide de vérifier s’il s’acquitte de ses obligations en vertu du code de conduite des fournisseurs. Cet audit peut comprendre, par exemple, des entretiens avec les employés, l’inspection des installations et un examen des dossiers.

 

Signalement

Les fournisseurs doivent signaler à LifeWorks toute violation avérée ou éventuelle des lois applicables ou du code de conduite des fournisseurs, y compris par le fournisseur, des tiers ou les employés et entrepreneurs de LifeWorks. Les fournisseurs ne doivent pas autoriser de représailles à l’encontre de toute personne qui, de bonne foi, demande conseil ou signale une telle violation ou une violation potentielle. Pour signaler des violations ou des violations potentielles, ou pour vous renseigner sur les exigences du code de conduite des fournisseurs, écrivez à suppliercode@lifeworks.com.

 

 

Renseignements sur la politique

 

Titre de la politique - Code de conduite des fournisseurs

Responsable de la politique (service) - Service juridique, de gestion des risques et de protection de la vie privée

Secteur d’activité concerné/région concernée - L’ensemble de l’entreprise

Première version - 15 novembre 2021

Date d’entrée en vigueur des révisions - s. o.

Prochaine révision - 22 novembre 2022 (ou avant, si nécessaire)