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Politique de confidentialité de l’entreprise

1. Sommaire

 

Nous sommes LifeWorks Inc. (« LifeWorks »), une société constituée en vertu des lois de l’Ontario, au Canada. LifeWorks Inc. possède et exploite l’entreprise par l’entremise de ses filiales dans divers pays, y compris notamment au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Australie. Aux fins des lois sur la protection des données applicables, LifeWorks est responsable du traitement des données de vos renseignements personnels et notre principal établissement est sis au 895, Don Mills Road, Tour 1, bureau 700, Toronto (Ontario)  M3C 1W3, Canada.

La présente Politique de confidentialité explique la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels et établit les principes de base selon lesquels nous traiterons les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous ou que vous nous fournissez. Veuillez lire la présente Politique de confidentialité attentivement afin de comprendre de quelle manière nous utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels. 

La gestion des renseignements personnels est essentielle aux services de LifeWorks, et nous sommes déterminés à protéger votre vie privée.

Par l’entremise de sites Web et d’applications, notamment, LifeWorks recueille et utilise les renseignements personnels pour établir votre identité et votre admissibilité, et vous fournir des services de santé et de mieux‑être globaux et de ressources humaines axés sur la technologie (comme les régimes de retraite et d’assurance collective, les programmes d’aide aux employés et les programmes de gestion des absences). Nous utilisons également vos renseignements à nos propres fins, comme l’analyse et l’amélioration de nos services et nos communications.

Veuillez vous reporter aux sections ci‑après pour obtenir de l’information détaillée sur la façon dont LifeWorks traite vos renseignements personnels et sur tout sujet d’intérêt dans notre Politique de confidentialité.

2. À propos de la présente Politique de confidentialité

 

Nous avons élaboré cette Politique de confidentialité pour vous renseigner sur :

  • Le type de renseignements personnels que nous pouvons recueillir à votre sujet;
  • L’utilisation que nous pourrions faire de ces renseignements; et
  • Vos choix en ce qui a trait aux renseignements personnels que vous nous fournissez.

La présente politique s’applique à nos sites Web, à nos applications mobiles, aux services fournis au moyen de ces plateformes ou auxquels l’utilisateur a recours (comme nos services de counseling et de mieux-être), ainsi qu’à toute interaction que vous pourriez avoir avec nous (notamment par téléphone, par courriel ou en personne). Cette politique couvre spécifiquement le traitement que nous faisons des renseignements personnels (y compris, dans le cas de certains de nos services, des renseignements personnels sensibles) concernant les particuliers identifiables, et ne s’applique pas aux renseignements commerciaux de nature exclusive.

Certains de nos services sont fournis au nom de nos clients, ce qui signifie que ces derniers sont principalement responsables de la protection de vos renseignements personnels. Par exemple, nous pourrions vous fournir des services au nom de votre employeur ou du promoteur de votre régime. Dans un tel cas, nous pourrions rediriger votre question sur l’utilisation de vos renseignements personnels à notre client.

3. Obtenir votre consentement

 

Lorsque vous utilisez nos services ou interagissez avec nous, nous pourrions recueillir et traiter certains renseignements à votre sujet. Si tel est le cas, nous recueillerons, utiliserons et communiquerons vos renseignements personnels avec votre consentement pour les fins dont vous avez été informé, ou dans le cas où la loi l’exige ou l’autorise autrement. Votre consentement peut être exprès ou tacite (dans les limites permises par la loi). Par exemple, en participant à votre programme d’avantages sociaux, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels par LifeWorks afin de recevoir les services offerts par ce programme. Dans certains cas, nous pourrions obtenir votre consentement directement (y compris par les moyens décrits dans la présente Politique de confidentialité). Dans d’autres cas, nous pourrions nous fier au consentement que vous avez donné à votre employeur ou au promoteur de votre programme d’avantages sociaux.

Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels (dans la mesure où notre traitement est fondé sur votre consentement, conformément aux lois applicables). Le retrait de votre consentement n’a aucune incidence sur la légalité du traitement en fonction du consentement avant son retrait. Selon les circonstances, le retrait de votre consentement pourrait toutefois nous empêcher de continuer à vous servir ou, en ce qui concerne l’administration de vos avantages sociaux, nous empêcher de traiter vos demandes de règlement.

4.    Sources de renseignements à votre sujet

 

Nous recueillons des renseignements personnels comme suit :

  • Directement de vous
  • D’après l’utilisation que vous faites des services, programmes, sites Web et applications de LifeWorks
  • Auprès de votre employeur, de votre association, de votre assureur ou du promoteur de votre programme d’avantages sociaux
  • Lorsque vous participez à un événement organisé par LifeWorks ou que vous vous rendez à ses bureaux
  • Lorsque vous postulez un emploi chez LifeWorks
  • Lorsque vous formulez une plainte ou présentez une demande de renseignements
  • Lorsque vous naviguez sur nos réseaux sociaux
  • De tiers autorisés par la loi.

5.    Renseignements sur les enfants

 

Si vous n’avez pas atteint l’âge de la majorité dans votre province, nous ne recueillerons, n’utiliserons et ne communiquerons pas volontairement vos renseignements personnels sans la permission de votre parent ou de votre tuteur. Si vous êtes mineur et désirez obtenir des services de counseling et de mieux‑être, votre parent ou votre tuteur doit communiquer avec LifeWorks en votre nom.

6.    Type de renseignements recueillis et motifs de la collecte

 

La collecte et l’utilisation de vos renseignements personnels dépendront des produits et services auxquels votre organisation vous donne accès, des produits et services de LifeWorks auxquels vous avez recours et des renseignements que vous nous transmettez.

Nous recueillerons et utiliserons les renseignements suivants aux fins énoncées dans le tableau ci-après.

Renseignements personnels

Catégorie de renseignements personnels

Renseignements sur l’identité

Types de renseignements que nous pourrions recueillir

Nom, nom d’utilisateur, numéro d’employé ou identifiant similaire, état matrimonial, date de naissance et genre déclaré

Utilisation possible

Pour vous identifier et vous authentifier

Pour communiquer avec vous

Pour créer et administrer votre compte lorsque vous vous inscrivez à notre service, y compris à nos sites Web et à nos applications

Coordonnées

Adresse de facturation, adresse postale, adresse de courriel et numéros de téléphone

Pour communiquer avec vous et répondre à vos requêtes ou à toutes autres fins liées aux services et à la plateforme de LifeWorks

Pour vous envoyer des nouvelles au sujet de nos produits et services, y compris les promotions, les offres ou les événements spéciaux

Pour créer et administrer votre compte lorsque vous vous inscrivez à notre service, y compris à nos sites Web et à nos applications

Renseignements sur l’emploi

Titre de poste, lieu de travail, date d’embauche, antécédents d’emploi, adresse au travail

Pour déterminer votre admissibilité et traiter vos demandes d’emploi

Pour administrer les produits et services que nous vous offrons

Renseignements sur les interactions

Enregistrements et transcriptions d’appels téléphoniques, dossiers de communication (p. ex., courriels, lettres, clavardage, etc.)

Aux fins d’assurance de la qualité et de formation du personnel

Pour conserver une trace de vos interactions avec LifeWorks

Pour vous fournir les services et les renseignements que vous demandez

Pour communiquer avec vous et répondre à vos requêtes

Pour comprendre vos préoccupations afin que nous puissions régler les différends et améliorer votre expérience

Renseignements sur les interactions numériques

Données de géolocalisation, adresse IP, données de connexion, type et version du navigateur, fuseau horaire et emplacement, types et version des plugiciels de navigateur, système d’exploitation (y compris le type d’appareil utilisé), et autres technologies comprises dans les appareils que vous utilisez pour accéder à nos sites Web ou à nos applications

Pour personnaliser votre expérience et comprendre comment vous utilisez nos sites Web et nos applications

Pour vous informer de tout problème en lien avec un site Web ou une application (p. ex., notifications poussées)

Pour évaluer le rendement de nos applications et de nos sites Web

Pour améliorer les produits et services existants ou trouver des idées de nouveaux produits et services

Pour permettre le développement et la planification de systèmes ou de produits, aux fins d’audit et d’administration

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’utilisation des témoins, de Google Analytics et de la technologie connexe (voir la Politique relative aux témoins de l’application LifeWorks)

Renseignements sur les candidats

Curriculum vitae, lettre de présentation, lettres de recommandation, antécédents professionnels et champs d’intérêt

Pour les activités de recrutement et de dotation

Pour conserver une banque de candidats pour les postes à pourvoir actuels et futurs

Renseignements personnels sensibles

Catégories de renseignements personnels sensibles

Renseignements financiers

Types de renseignements que nous pourrions recueillir

Renseignements bancaires, adresse de courriel liée à vos transferts électroniques, renseignements pour le paiement

Utilisation possible

Pour la facturation, l’administration de vos demandes de règlement et les autres fonctions liées aux paiements et aux renseignements financiers

Pour administrer les produits et services que nous vous offrons

Renseignements sur les transactions

Renseignements sur les paiements que vous avez reçus ou faits, autres renseignements sur les produits et services que vous avez achetés auprès de LifeWorks, y compris votre numéro de compte client

Pour administrer les services et faire les audits

Pour comprendre comment vous utilisez nos produits et services

Information sur la santé

Renseignements sur l’état de votre santé physique ou mentale que nous recevons grâce à votre utilisation de nos services, au moyen des appareils connectés ou par l’entremise de toute évaluation que vous faites

Pour déterminer votre admissibilité et traiter vos demandes d’emploi

Pour administrer les produits et services que nous vous offrons

Remarque : Pour ce qui est des clients des services de gestion des absences et de l’invalidité, de LifeWorks ou des programmes d’aide aux employés et à la famille, les renseignements personnels relatifs à la santé recueillis afin de fournir un service ne seront ni utilisés ni communiqués pour fournir un autre service. Bien que certains renseignements sur la santé puissent être utilisés par LifeWorks pour l’analytique des données, ils ne permettront pas d’identifier une personne en particulier au moment de leur divulgation. 

Données biométriques

Poids, taille, indice de masse corporelle, tour de taille, taux de cholestérol, de lipoprotéines et de triglycérides, glycémie, pression artérielle, phases de sommeil et autres données similaires que vous fournissez au moyen des appareils connectés ou par l’entremise de toute évaluation que vous faites

Pour administrer les produits et services que nous vous offrons

Données sur le mode de vie

Consommation d’alcool, de tabac ou de nicotine, alimentation et nutrition (p. ex., le nombre de portions de chaque groupe alimentaire et les questions liées à la nutrition), race, identité de genre, identité sexuelle, religion, convictions politiques, appartenance à un syndicat, risque de maladie cardiovasculaire, bien-être émotionnel (p. ex., la dépression et le stress) et volonté de changer.

Pour déterminer votre admissibilité et traiter vos demandes de service

Pour administrer les produits et services que nous vous offrons

Renseignements sur les demandes de règlement

Information qui nous est communiquée par votre assureur, votre fournisseur de régime de soins médicaux ou le promoteur de votre régime concernant les demandes de règlement que vous avez faites au titre de votre contrat, qui peut inclure de l’information sur la santé pour laquelle vous avez autorisé le transfert

Pour déterminer votre admissibilité

Pour administrer les produits et services que nous vous offrons

Pour traiter et administrer vos demandes de règlement

Pour vous fournir des services personnalisés

Nous pourrions aussi recueillir et utiliser aussi vos renseignements aux fins énoncées ci-dessous :

  • Fournir des services en votre nom ou au nom de votre employeur ou promoteur de programme d’avantages sociaux (y compris des services de santé et de mieux-être globaux, de récompenses et de reconnaissance, d’aide aux employés et à la famille, des programmes de gestion de la santé, d’avantages sociaux et de placements, et des services d’administration de régimes de retraite);
  • Comprendre vos besoins, la pertinence de nos produits et services pour y répondre et évaluer vos besoins futurs;
  • Fournir des services adaptés à vos besoins et vous traiter de manière plus personnelle;
  • Promouvoir et commercialiser nos produits et services auprès de vous;
  • Améliorer les opérations de notre entreprise et la qualité de nos produits et services;
  • Développer et tester de nouveaux produits et services;
  • Gérer nos besoins commerciaux et opérationnels;
  • Administrer et protéger la sécurité de notre entreprise, de nos sites Web, de nos applications et de nos autres services;
  • Nous acquitter de nos obligations juridiques et réglementaires, y compris pour renforcer nos droits légaux; et
  • Exercer des activités compatibles avec les objectifs de l’un des éléments ci-dessus.

7.    Renseignements dépersonnalisés, agrégés et anonymisés

 

Nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour produire des données dépersonnalisées, agrégées ou anonymisées qui ne révèlent pas votre identité. LifeWorks utilise ces renseignements pour réaliser des études, compiler des jeux de données agrégées, des statistiques et des rapports, et produire une analytique de nos services, de nos normes de service, de nos opérations commerciales et des tendances.

Nous pourrions communiquer des renseignements dépersonnalisés, agrégés ou anonymisés à nos clients afin de produire des rapports, y compris sur l’utilisation de nos services, et à des fournisseurs tiers pour créer du matériel de marketing, des études de cas et des analyses statistiques. Ainsi, LifeWorks, ses clients et leurs fournisseurs de services respectifs pourront comprendre comment nous fonctionnons, ou développer des offres, des produits et des services pertinents.

8.    Circonstances dans lesquelles LifeWorks communique vos renseignements personnels

 

LifeWorks pourrait devoir transmettre vos renseignements personnels :

  • À d’autres entités de LifeWorks afin de vous fournir des services, y compris à des fins de gestion ou d’administration internes;
  • À des fournisseurs de services externes qui sont tenus de préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et qui ne sont pas autorisés à utiliser ou à divulguer ces renseignements pour des raisons autres que la prestation de services en notre nom ou pour le respect d’obligations juridiques;
  • À des tiers et à des partenaires en cas de fusion ou d’acquisition, de transfert d’actif, de réorganisation ou de faillite. Ces parties sont aussi tenues de préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et ne peuvent les utiliser qu’aux fins mentionnées précédemment;
  • Aux agences gouvernementales, aux organismes de réglementation et aux organismes d’application de la loi pour nous acquitter de nos obligations en matière de conformité, de réglementation et de gestion des risques ou pour respecter la loi;
  • Au grand public et aux autres utilisateurs lorsque vous publiez ou partagez des commentaires, des billets de blogue, des témoignages ou d’autres renseignements semblables sur nos plateformes;
  • À votre organisation promotrice ou au fournisseur de votre régime de soins médicaux lorsque vous donnez votre consentement exprès ou tacite (dans la mesure permise par la loi) ou si nous sommes contraints par la loi de le faire.

9.    Transferts d’information à l’étranger

 

LifeWorks est une organisation mondiale dotée de sociétés affiliées, de partenaires et de sous-traitants dans plusieurs pays du monde. Pour vous fournir des services, LifeWorks peut échanger vos renseignements personnels outre-frontière avec ses entités, ses sociétés affiliées ou ses fournisseurs de services qui travaillent pour elle dans d’autres pays conformément aux lois applicables.

Parmi les pays avec lesquels nous pouvons échanger vos renseignements personnels, mentionnons notamment les États-Unis, le Royaume-Uni, le Canada et l’Australie. Si vos renseignements personnels sont transférés hors de votre pays, nous prendrons les mesures appropriées afin d’assurer qu’une norme de protection des renseignements personnels équivalente est en vigueur en vertu des lois applicables. De plus, nous obtiendrons votre consentement lorsque la loi l’exige. Veuillez communiquer avec nous pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière dont nous protégeons les renseignements personnels transférés hors de votre pays. 

Avis aux utilisateurs en Chine

Les renseignements ci-dessous, qui pourraient être recueillis auprès de vous ou fournis par votre organisation promotrice, pourraient être exportés hors de Chine.

Renseignements personnels recueillis (y compris les renseignements sensibles)

Renseignements sur l’identité

Description

Fournis par vous ou votre organisation promotrice lors de la création de votre compte, par exemple votre nom, votre date de naissance, votre numéro d’employé, votre genre et votre langue

Coordonnées

Fournies par vous ou votre organisation promotrice lors de la création de votre compte, par exemple votre adresse de courriel, votre pays et votre ville

Renseignements sur l’emploi

Fournis par vous ou votre organisation promotrice lors de la création de votre compte, par exemple le nom de votre entreprise, le titre de votre poste, votre statut d’emploi et votre date d’entrée en fonction

Information sur la santé

L’état de votre santé physique ou mentale que vous avez fourni en lien avec votre utilisation de nos services, au moyen des appareils connectés ou par l’entremise de toute évaluation que vous faites

Données biométriques

Poids, taille, indice de masse corporelle, tour de taille, taux de cholestérol, de lipoprotéines et de triglycérides, glycémie, pression artérielle, phases de sommeil et autres données similaires que vous fournissez au moyen des appareils connectés ou par l’entremise de toute évaluation que vous faites

Données sur le mode de vie

Consommation d’alcool, de tabac ou de nicotine, alimentation et nutrition (p. ex., le nombre de portions de chaque groupe alimentaire et les questions liées à la nutrition), risque de maladie cardiovasculaire, bien-être émotionnel (p. ex., la dépression et le stress) et volonté de changer. Ces renseignements sont fournis par vous au moyen de toute évaluation que vous pourriez effectuer.

10.    Stockage de vos renseignements

 

LifeWorks peut stocker vos renseignements personnels dans ses bases de données situées aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni, en Australie ou dans d’autres pays. Certains de nos fournisseurs de services peuvent aussi stocker vos renseignements personnels et y accéder à l’extérieur de votre pays de résidence ou du pays où vous recevez des services et, dans de tels cas, ils sont assujettis aux lois de ce territoire de compétence. Ainsi, il pourrait arriver que des gouvernements, des tribunaux, des organismes d’application de la loi ou des organismes de réglementation étrangers soient autorisés à accéder aux renseignements personnels recueillis et détenus par LifeWorks ou par ses sous-traitants.

Si vous visitez notre site Web à partir d’un autre pays que le Canada, l’information que vous fournissez dans notre site ou lorsque vous utilisez un de nos services pourrait être échangée au-delà des frontières internationales. 

11.    Conservation de vos renseignements

 

Nous ne conservons vos renseignements qu’aussi longtemps que les contrats, les opérations ou les lois l’exigent. Lorsque nous n’avons plus besoin de vos renseignements, ils sont détruits ou dépersonnalisés.

Pour déterminer la période de conservation appropriée de vos renseignements personnels, nous tenons compte de la quantité, de la nature et du caractère sensible de vos renseignements personnels, des fins pour lesquelles nous traitons vos renseignements personnels et de la possibilité de remplir ces fins d’une autre manière, ainsi que des exigences légales applicables.

12.    Mesures de sauvegarde

 

Nous protégeons les renseignements personnels que nous détenons ou qui sont sous notre responsabilité contre la consultation, la divulgation ou l’utilisation non autorisées, en ayant recours à des mesures de sauvegarde physiques, technologiques, organisationnelles et contractuelles adaptées au degré de sensibilité des renseignements.

13.    Accès à vos renseignements

 

Si vous en faites la demande par écrit, nous devons vous informer de l’existence de renseignements personnels vous concernant, de leur utilisation et du fait qu’ils ont été divulgués à des tiers. Selon les circonstances, il se pourrait que nous ne puissions pas vous fournir toute l’information demandée, et vous pourriez devoir payer des frais pour obtenir une copie de vos renseignements personnels.

14.    Renseignements à corriger

 

Nous déploierons tous les efforts raisonnables pour nous assurer que vos renseignements sont exacts et à jour. Si un changement ou une correction sont nécessaires, veuillez nous en informer sans tarder. Nous les apporterons. Vous pouvez passer en revue vos renseignements personnels en examinant la correspondance que nous vous envoyons, en accédant à vos comptes en ligne ou en demandant de consulter vos renseignements personnels, comme il est décrit précédemment.

15.    Autres droits relatifs aux personnes concernées

 

Selon votre pays de résidence, vous pourriez avoir d’autres droits en ce qui concerne vos renseignements personnels, notamment :

  • Droit de supprimer les renseignements personnels. Vous pourriez avoir le droit de demander la suppression de vos renseignements personnels lorsque vous nous retirez votre consentement au traitement desdits renseignements ou dans d’autres circonstances permises en vertu des lois applicables, pourvu qu’il ne soit plus nécessaire que nous traitions ces données afin de nous acquitter de nos obligations juridiques et réglementaires. 
  • Droit de restreindre le traitement ou de s’y opposer. Vous pourriez avoir le droit de demander la dépersonnalisation ou la suppression de vos renseignements personnels, ou d’autrement restreindre le traitement de ceux-ci ou vous y opposer, si vous établissez que les renseignements que nous avons recueillis ne sont pas nécessaires ou sont excessifs. 
  • Droit à la portabilité des données. Vous pourriez avoir le droit de nous demander de vous fournir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et le droit de transférer ces renseignements à une autre partie.
  • Droit de porter plainte. Vous pourriez avoir le droit de déposer une plainte auprès des autorités compétentes quant à la manière dont nous manipulons ou traitons vos renseignements personnels. 

Remarque à l’intention des personnes concernées en France : En vertu de la loi française, vous avez aussi le droit de définir les directives liées au sort de vos données personnelles advenant votre décès.

Si vous désirez exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous au moyen des coordonnées indiquées ci-dessous.

16.    Marketing

 

Nous pouvons à l’occasion vous envoyer des avis électroniques concernant notre site Web, notre application ou nos services, notamment des courriels personnalisés en fonction de vos activités dans nos sites Web ou nos applications. Vous pourriez également recevoir des courriels découlant de votre utilisation de certains services nécessitant une communication électronique. Lorsque cela est possible, vous pourrez choisir un mode de communication différent ou vous désabonner de ces communications, quoique cela pourrait vous empêcher de recevoir toute la gamme de services auxquels vous vous êtes inscrits.

17.    Coordonnées

 

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la présente politique ou de la façon dont LifeWorks traite vos renseignements personnels, ou si vous désirez formuler une plainte, veuillez communiquer par écrit avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, comme suit :

Par la poste :        Bureau de protection de la vie privée
                             LifeWorks (Canada) Ltd.
                             895, Don Mills Road
                             Tour 1, bureau 700
                             Toronto (Ontario)  M3C 1W3
                             Canada
Par courriel :    privacy-vieprivee@lifeworks.com

Prenez note que nous pourrions vérifier votre identité, demander de l’information additionnelle ou travailler avec d’autres services de LifeWorks pour vous répondre ou traiter vos préoccupations ou votre plainte.

18.    Changements à notre Politique de confidentialité

 

Nous pouvons modifier cet avis de temps à autre et nous en publierons la plus récente version en ligne.

Dernière mise à jour : mars 2022

Renseignements sur la politique

Politique de confidentialité de l’entreprise

Titre de la politique

25 mars 2022

Entrée en vigueur

Responsable de la protection de la vie privée

 

Responsable de la politique (V.-P./P. V.-P./V.-P. E./service)

Avocat général adjoint et vice-président, Service juridique; Service juridique, de gestion des risques et de protection de la vie privée

Approbations requises

Tous les ans

Fréquence/Cycle des révisions

25 mars 2022

Dernière révision

18 janvier 2011

Première version

31 mars 2023

Prochaine révision