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L’ARSF publie une ligne directrice sur la gouvernance à l’intention des administrateurs de régimes

L’ARSF publie une ligne directrice sur la gouvernance à l’intention des administrateurs de régimes

28 septembre 2021

Le 28 juillet 2021, l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (ARSF) a publié l’interprétation no PE0296INT, une ligne directrice qui établit les rôles et les responsabilités des administrateurs de régimes de retraite.

Responsabilités de l’administrateur de régime

La ligne directrice aborde les sujets suivants qui sont liés aux responsabilités de l’administrateur du régime de retraite :

  • rôle de l’administrateur en ce qui a trait à la communication avec les bénéficiaires du régime, à la conformité, à l’investissement du fonds de pension, au maintien des dossiers sur le régime, au versement des cotisations, au versement des prestations et à la gestion du risque;
  • types d’entités qui peuvent agir en tant qu’administrateur;
  • sources relatives aux responsabilités administratives, notamment la Loi sur les régimes de retraite (LRR), les lignes directrices en matière de réglementation et la common law;
  • sources et contenu relatifs aux obligations fiduciaires de l’administrateur, notamment la complexité supplémentaire qui survient lorsque l’administrateur est également le promoteur du régime ou l’employeur;
  •  responsabilités de l’administrateur lorsqu’il embauche des fournisseurs de services tiers, y compris l’importance d’établir des obligations de déclaration claires et d’en assurer l’examen et le contrôle. 

Conflits d’intérêts

L’ARSF souligne qu’il existe un risque de conflits d’intérêts potentiels plus élevé lorsque l’administrateur du régime de retraite est également l’employeur. Par exemple, les directeurs et dirigeants d’un employeur doivent agir dans l’intérêt de celui-ci. Cependant, dans l’exercice de leurs fonctions d’administrateur de régime, ces mêmes personnes doivent agir dans l’intérêt des bénéficiaires du régime.

L’ARSF laisse entendre qu’une perspective utile pour gérer les conflits d’intérêts est de considérer comment un administrateur indépendant agirait dans des circonstances particulières. Cela pourrait nécessiter d’obtenir des conseils d’experts indépendants. En outre, une politique écrite sur les conflits d’intérêts, incluse dans les documents de gouvernance de l’administrateur (voir ci-dessous concernant la politique de gouvernance), est un moyen efficace d’identifier les conflits d’intérêts potentiels qui peuvent survenir et les mesures permettant de les gérer efficacement.

Financement des régimes de retraite à prestations déterminées

L’ARSF indique que les obligations fiduciaires d’un administrateur s’appliquent pour assurer que les cotisations au régime sont versées à leur date d’exigibilité et que le régime est suffisamment financé pour verser les prestations promises.

L’ARSF souligne que, pour les régimes de retraite à prestations déterminées, les obligations fiduciaires de l’administrateur peuvent nécessiter qu’il tienne compte de la probabilité que le régime verse les prestations promises dans des situations où le risque de financement est accru, comme lorsqu’un employeur connaît des difficultés financières, et qu’il détermine les mesures appropriées à la lumière de sa norme de diligence.

Selon les circonstances, les obligations fiduciaires d’un administrateur pourraient nécessiter qu’il envisage une action en justice formelle pour faire respecter le paiement des cotisations ou s’assurer que l’employeur conserve des actifs suffisants pour financer le régime. L’ARSF indique que ces actions en justice peuvent inclure des actions fondées sur la violation de l’obligation fiduciaire de l’administrateur, la violation du contrat, la loi sur les sociétés (par exemple, les actions dérivées ou d’oppression) et la Loi sur les cessions en fraude des droits des créanciers.

Documents de gouvernance 

La nouvelle ligne directrice adopte la recommandation contenue dans la ligne directrice no 4 de l’Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) : cette ligne directrice sur la gouvernance des régimes de retraite recommande que les régimes de retraite adoptent un cadre ou une politique de gouvernance documentés, y compris un cadre de prudence pour définir et évaluer l’ampleur et la probabilité des risques potentiels. L’adoption d’une politique de gouvernance est recommandée depuis longtemps par l’ACOR et est requise dans certaines autres juridictions canadiennes. La nouvelle ligne directrice comprend également une recommandation selon laquelle les régimes devraient envisager d’adopter une politique de dépenses dans le cadre de leur politique de gouvernance.

Dépenses administratives

En ce qui a trait aux dépenses administratives, l’ARSF indique que, bien qu’il soit généralement permis de payer des dépenses raisonnables pour l’administration et le placement du régime de retraite à partir de la caisse de retraite, les frais et les dépenses dont le but premier est de profiter à l’employeur ou au promoteur du régime (p. ex., la préparation de rapports d’évaluation hors cycle dont le but premier est de réduire les cotisations de l’employeur) sont généralement inadmissibles.

Conclusion

La nouvelle ligne directrice de l’ARSF vise à aider les administrateurs de régimes de retraite agréés de l’Ontario à remplir leurs obligations, fiduciaires et autres. Les administrateurs de régimes, surtout de régimes de retraite à prestations déterminées, devraient tenir compte de cette ligne directrice dans leur cadre de gouvernance.

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